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Anfrage Zertifizierung
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Zeitliche Empfehlung: |
3 Monate vor geplantem Audittermin
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Für die Einleitung der Zertifizierung muss bei ClarCert eine Anfrage für das Zertifizierungsverfahren gestellt werden. Im Anfrageformular werden bestimmte Vorgaben, die erfüllt sein müssen, vermittelt.
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Antrag Einleitung Zertifizierung
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Zeitliche Empfehlung:
Ausschlussfrist: |
2 Monate vor geplantem Audittermin
6 Wochen vor geplantem Audittermin
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Mit der schriftlichen Antragstellung von Seiten der Einrichtung wird die Zertifizierung formell bei ClarCert eingeleitet. Im Anschluss werden die Fachexperten benannt und die Termine für das Audit abgestimmt.
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Einreichung Erhebungsbogen
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Zeitliche Empfehlung:
Ausschlussfrist: |
2 Monate vor geplantem Audittermin
1 Monat vor geplantem Audittermin
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Die Fachlichen Anforderungen an die EndoProthetikZentren sind in dem Erhebungsbogen festgelegt. In diesem Erhebungsbogen beschreiben die in der Vorbereitung zur Zertifizierung befindlichen Einrichtungen auf welche Art und in welchem Maße sie die Fachlichen Anforderungen erfüllen. Der von dem EndoProthetikZentrum bearbeitete Erhebungsbogen wird bei ClarCert eingereicht und von den Fachexperten hinsichtlich Erfüllung der Fachlichen Anforderungen bewertet. In der von den Fachexperten schriftlich erstellten Bewertung wird eine Empfehlung hinsichtlich Einleitung des Zertifizierungsverfahrens ausgesprochen. Die Bewertung kann mit Auflagen für die Einleitung des Zertifizierungsverfahrens verbunden sein. Das Zentrum kann diese Bewertung nutzen, um sich nochmals gezielt auf die Klärung oder Behebung beschriebener Schwachstellen bei der Vorbereitung des Zertifizierungsaudits konzentrieren.
Kliniken, bei denen eine erfolgreiche Zertifizierung stark gefährdet ist, werden somit auch vor einer Zertifizierung mit negativem Ergebnis frühzeitig geschützt.
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Vorgespräch (optional)
In einem Vorgespräch werden Unklarheiten und kritische Punkte, die den Erfolg einer Zertifizierung gefährden können, zwischen Einrichtung und Fachexperten vor Ort besprochen. Ein Vorgespräch ist insbesondere dann empfehlenswert, wenn die Klinik für die Zertifizierung ohne erfahrene Unterstützung (z.B. externe Beratung) aufgebaut wird. Das Vorgespräch dauert zwischen 0,5 und 1 Tag und ist mit ClarCert bei der Antragstellung zu vereinbaren.
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Zertifizierung vor Ort
Der Ablauf der Zertifizierung wird über einen Auditplan festgelegt, der von den Fachexperten mit der Einrichtung besprochen wird. Die Fachexperten begehen in dem Audit die erforderlichen Bereiche des EndoProthetikZentrums. Die Erfüllung der Zertifizierungsanforderungen wird über Einsichtnahme von diversen Unterlagen und Gesprächen mit der Leitung und den Mitarbeitern von den Fachexperten überprüft. Das Audit vor Ort endet mit dem Abschlussgespräch, bei dem die Fachexperten das Ergebnis bekannt geben und eine Empfehlung hinsichtlich der Zertifikatserteilung aussprechen.
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Bewertung Behebung Abweichung
Werden in dem Audit Abweichungen gegenüber den Anforderungen des Erhebungsbogens von Seiten der Fachexperten festgestellt, dann sind diese innerhalb einer Frist (max. 3 Monate) durch das EndoProthetikZentrum zu beheben. Die Behebung der Abweichung wird von dem Leitenden Fachexperten bewertet. Dies kann in Form einer Unterlagenbewertung oder über ein Nachaudit vor Ort erfolgen. Die Art der Nachweiserbringung wird durch die Fachexperten bestimmt.
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Bewertung durch den Ausschuss
Die Fachexperten sind lediglich befugt, eine Empfehlung über die Zertifikatserteilung auszusprechen. Die schlussendliche Zertifikatserteilung erfolgt durch den Ausschuss Zertifikatserteilung, der in der Regel der Empfehlung der Fachexperten folgt. Durch den Ausschuss Zertifikatserteilung können zusätzliche Auflagen definiert werden, die Voraussetzung für die Erteilung des Zertifikates sein können.
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Zertifikatserteilung
Nach positiver Rückmeldung durch den Ausschuss Zertifikatserteilung kann das Zertifikat erteilt werden. ClarCert erstellt das Zertifikat, die Autorisierung erfolgt durch den Vorsitzenden der Zertifizierungskommission.
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Wiederholaudit
Das Wiederholaudit findet alle 3 Jahre zur Rezertifizierung statt.
Die Gültigkeitsdauer der Zertifikate beträgt
3 Jahre. Vor Ablauf der Gültigkeitsdauer wird das zertifizierte EndoProthetikZentrum einer Überprüfung unterzogen, die hinsichtlich Umfang und Vorgehensweise einer Erstzertifizierung ähnelt.
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